Arhivarea electronică a documentelor

Arhivarea electronică a documentelor este păstrarea legală, pe termen lung, a fișierelor în formă electronică, astfel încât acestea să rămână integre, autentice și utilizabile. În România se aplică Legea nr. 135/2007, completată de Legea nr. 201/2024 și de normele tehnice ale Autorității pentru Digitalizarea României (ADR). Firma poate arhiva singură, ca deținător, ori printr-un furnizor acreditat. Termenele de păstrare rămân cele din legislația specifică — de regulă 5 ani pentru documentele contabile emise din 2023.

Pe scurt

Arhivarea electronică înseamnă păstrarea legală, pe termen lung, a documentelor în formă electronică, astfel încât acestea să rămână integre, autentice și utilizabile pe toată durata termenului de păstrare. În România, activitatea este reglementată de Legea nr. 135/2007 (redenumită în 2024 „Lege privind arhivarea documentelor electronice"), completată de Legea nr. 201/2024 și de normele tehnice ale Autorității pentru Digitalizarea României (ADR). Firma poate arhiva documentele fie singură, ca deținător/creator, fie printr-un furnizor de servicii de arhivare electronică acreditat; termenele de păstrare rămân cele din legislația specifică (de regulă 5 ani pentru documentele contabile emise din 2023, conform Legii contabilității nr. 82/1991).

Cadrul legal

Arhivarea electronică a documentelor este reglementată, în principal, de următoarele acte:

1. Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică (republicată în M. Of. nr. 138 din 25 februarie 2014) — actul-cadru. Prin Legea nr. 201/2024 titlul a devenit „Lege privind arhivarea documentelor electronice".

Art. 1 din Legea nr. 135/2007 — „Prezenta lege stabilește regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării și utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică." Sursa: Legea nr. 135/2007 (accesat 2026-09-15)

Potrivit legii, un document electronic arhivat este semnat electronic de administratorul arhivei electronice, care atestă astfel că documentul are valoare de original sau de copie, și este însoțit de informații de identificare și de o marcă temporală. Administratorul arhivei electronice este persoana fizică sau juridică acreditată de autoritatea de reglementare și supraveghere specializată (în prezent ADR).

2. Legea nr. 201/2024 (M. Of. nr. 594 din 26 iunie 2024, în vigoare din 29 iunie 2024) — completează Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 cu o secțiune nouă și modifică Legea nr. 135/2007.

Art. 27^1 din Legea nr. 16/1996 (introdus prin Legea nr. 201/2024) — „Obligații referitoare la documentele electronice": creatorii și deținătorii trebuie să asigure integritatea, autenticitatea și posibilitatea de utilizare a documentelor, să adopte un sistem de management arhivistic aprobat de Arhivele Naționale, să implementeze mecanisme de acces și modificare controlată, identificabilă și databilă și soluții de export al datelor. Sursa: Legea nr. 201/2024 · fișa cdep.ro (accesat 2026-09-15)

3. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 — stabilește obligațiile generale de arhivare (nomenclatorul arhivistic, termenele de păstrare pe categorii de documente, predarea la Arhivele Naționale). Se aplică deopotrivă documentelor pe hârtie și celor electronice.

4. Legea contabilității nr. 82/1991 — stabilește termenele de păstrare a documentelor financiar-contabile (vezi „Aspecte practice"), aplicabile indiferent de suport.

5. Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) și Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere — cadrul pentru semnătura electronică calificată, sigiliul electronic și marca temporală folosite în arhivare. Legea nr. 214/2024 a înlocuit Legea nr. 455/2001 și Legea nr. 451/2004.

Notă: dimensiunea europeană (eIDAS) este detaliată separat; termenul „document în formă electronică" a fost înlocuit în lege cu „document electronic" prin Legea nr. 201/2024.

Explicație detaliată

Ce este, de fapt, „arhivarea electronică"

Legea distinge între simpla stocare a unor fișiere (a le ține pe un server sau în cloud) și arhivarea electronică în sens juridic. Doar cea din urmă conferă documentelor valoare probatorie pe termen lung, pentru că garantează că documentul nu a fost alterat și că poate fi consultat și după ani de zile, indiferent de evoluția tehnologiei. După modificarea din 2024, arhivarea electronică este definită drept activitatea, parte a managementului arhivistic, prin care documentele sunt transferate din mediul de activitate curentă și păstrate într-un depozit de arhivă electronică.

Cele trei „garanții" ale unui document arhivat electronic

Pentru ca un document electronic arhivat să fie opozabil și să aibă valoare de original, Legea nr. 135/2007 impune, în esență, trei elemente:

• Semnătura electronică a administratorului arhivei — la introducerea în arhivă, administratorul semnează electronic documentul, atestând că are valoare de original sau de copie.
• Marca temporală (time stamp) — dovedește momentul exact la care documentul a fost arhivat și că nu a fost modificat ulterior.
• Datele de identificare asociate (metadate) — informații despre tipul documentului, titular/beneficiar, nivel de acces, termen de păstrare, format etc., înregistrate într-un registru electronic ținut de administrator.

Cine poate arhiva și cine este „administratorul acreditat"

Din 2024, legea clarifică faptul că arhivarea documentelor electronice se realizează:

• fie de creatorul sau deținătorul documentelor (firma însăși), ca parte a obligațiilor din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996;
• fie de un furnizor de servicii de arhivare electronică, în condițiile Legii nr. 135/2007.

Când arhivarea este externalizată, ea se face printr-un administrator de arhivă electronică acreditat. Acreditarea și avizarea tehnică a sistemelor de arhivare sunt gestionate de Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR), conform Normelor tehnice din 9 mai 2024 privind procedura de acreditare a administratorilor de arhivă electronică și de avizare a sistemelor electronice de arhivare. Furnizarea serviciilor nu necesită autorizare prealabilă, dar prestatorul are obligația de a notifica autoritatea cu 30 de zile înainte de începerea activității.

Obligațiile introduse de Legea nr. 201/2024

Legea nr. 201/2024 a adus în Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 un set de obligații concrete pentru oricine deține documente electronice (nu doar pentru furnizorii de servicii). Practic, un sistem de arhivare electronică conform trebuie:

• să păstreze integritatea, autenticitatea și utilizabilitatea documentelor pe tot parcursul ciclului lor de viață;
• să funcționeze pe baza unui sistem de management arhivistic aprobat de Arhivele Naționale;
• să permită accesul și modificarea datelor într-un mod controlat, identificabil și databil (orice intervenție să fie trasabilă);
• să ofere posibilitatea de export al datelor, pentru a evita blocarea într-un singur furnizor sau format.

Excepția pentru instituțiile publice

Prin art. 1^1, introdus în 2024, Legea nr. 135/2007 nu se aplică activităților de arhivare a documentelor electronice create și deținute de autoritățile și instituțiile publice în nume propriu și/sau pentru structurile din subordinea lor. Acestea urmează reguli proprii, motiv pentru care articolul de față vizează în principal mediul privat (firme și profesioniști).

Valoarea probatorie în fața instanței

A spune că documentul arhivat electronic „poate avea valoare de original" se traduce procesual astfel: înscrisul în formă electronică nu poate fi respins ca probă doar pentru că este electronic (art. 25 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 — non-discriminare), iar Codul de procedură civilă (art. 282 și urm.) și Codul civil (art. 266-268) recunosc înscrisul pe suport informatic ca mijloc de probă. Când documentul poartă o semnătură electronică calificată, aceasta are efectul juridic al semnăturii olografe (eIDAS art. 25 alin. (2)), deci înscrisul are, în principiu, aceeași forță probantă ca un act pe hârtie semnat.

Cheia este integritatea. Cât timp documentul provine dintr-o arhivă conformă (semnătura administratorului + marcă temporală + trasabilitate), el beneficiază de o prezumție de integritate; cine îi contestă autenticitatea trebuie să aducă indicii concrete de alterare — sarcina probei se mută asupra celui care contestă. Instanța poate dispune o expertiză tehnică (verificarea semnăturii, a amprentei/hash-ului, a mărcilor temporale și a metadatelor). În schimb, un simplu fișier ținut pe un server, fără semnătură și marcă temporală, nu beneficiază de această prezumție, iar în caz de contestare integritatea lui trebuie dovedită prin alte mijloace — de aici riscul procesual real al „stocării" confundate cu „arhivarea".

Surse: Codul de procedură civilă, art. 282 și urm.; Codul civil, art. 266-268; Regulamentul (UE) nr. 910/2014, art. 25 (accesat 2026-09-15)

Aspecte practice

Termenele de păstrare a documentelor firmei

Arhivarea (fie pe hârtie, fie electronică) trebuie corelată cu termenele legale de păstrare. Cele mai frecvent întâlnite în practica unei firme sunt cele din Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25, modificat prin Legea nr. 36/2023:

• Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor contabile — 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui de încheiere a exercițiului financiar, inclusiv statele de salarii. Regula se aplică documentelor emise de la 1 ianuarie 2023.
• Documentele emise până la 31 decembrie 2022 — rămân sub regimul anterior: 10 ani (general) și 50 de ani pentru statele de salarii.
• Situațiile financiare anuale — 10 ani.

Atenție: termenul de 5 ani este relativ recent; multe portaluri de legislație afișează încă forma veche (10/50 de ani). Verificați întotdeauna forma consolidată pe portalul legislativ oficial.

Alte termene uzuale depind de tipul de document și de alte legi (fiscal, arhivistic, resurse umane); pentru documentele fără termen expres, se aplică nomenclatorul arhivistic aprobat conform Legii nr. 16/1996.

Cum alegi un furnizor de arhivare electronică

• Verifică dacă furnizorul este administrator de arhivă electronică acreditat de ADR și dacă sistemul său de arhivare are aviz tehnic.
• Cere dovada utilizării semnăturii electronice calificate și a mărcii temporale conform eIDAS / Legii nr. 214/2024.
• Asigură-te contractual că poți face export al datelor într-un format standard (obligație întărită de Legea nr. 201/2024), pentru a nu rămâne captiv.
• Clarifică nivelurile de acces, backup-ul, continuitatea serviciului și ce se întâmplă la încetarea contractului sau a activității furnizorului.

Greșeli frecvente

• A confunda stocarea cu arhivarea. Un PDF ținut pe un server nu are, prin el însuși, valoarea juridică a unui document arhivat electronic (semnat de administrator + marcă temporală).
• A distruge documente înainte de expirarea termenului legal de păstrare — expune firma la sancțiuni fiscale și contravenționale.
• A presupune că digitalizarea elimină obligațiile arhivistice — obligațiile din Legea nr. 16/1996 (inclusiv art. 27^1) se aplică și documentelor „născute" digital.
• A ignora trasabilitatea — orice modificare trebuie să fie identificabilă și databilă; sistemele care permit alterări netrasabile nu sunt conforme.

Arhivarea și obligațiile fiscale digitale (e-Factura, e-Transport, SAF-T)

Cele mai frecvente documente electronice ale unei firme în 2026 trec deja prin sistemele ANAF, dar asta nu elimină obligația proprie de arhivare:

• RO e-Factura (OUG nr. 120/2021, extinsă prin Legea nr. 296/2023): factura B2B se transmite prin SPV/ANAF, iar factura electronică în format XML (cu sigiliul Ministerului Finanțelor) este cea originală. ANAF păstrează facturile în SPV o perioadă limitată (uzual 60 de zile de la comunicare pentru descărcare), astfel încât contribuabilul rămâne responsabil să le descarce și să le arhiveze pe durata legală de păstrare — arhivarea în SPV nu ține loc de arhiva proprie.
• RO e-Transport (OUG nr. 41/2022) și SAF-T / D406 (OPANAF nr. 1783/2021) sunt regimuri de raportare/transmitere de date către ANAF, nu servicii de arhivare; datele raportate trebuie oricum păstrate la nivelul firmei.

Concluzie practică: pentru facturile din e-Factura, termenul de păstrare rămâne cel din Legea contabilității nr. 82/1991 (5 ani pentru documentele justificative emise din 2023), iar integritatea pe termen lung cade în sarcina contribuabilului, nu a ANAF.

Sancțiuni pentru nerespectarea obligațiilor de arhivare

Nerespectarea obligațiilor de păstrare/arhivare atrage răspundere pe mai multe planuri:

• Contravențional — Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996: neîndeplinirea obligațiilor de conservare a documentelor, degradarea sau înstrăinarea lor se sancționează cu amenzi contravenționale (ordin de mărime: mii de lei; cuantumul exact se verifică în textul consolidat).
• Contravențional — Legea contabilității nr. 82/1991 (art. 41-42): nepăstrarea documentelor justificative și a registrelor de contabilitate în termenele legale se sancționează cu amendă.
• Penal — Codul penal, art. 259 („Sustragerea sau distrugerea de înscrisuri"): distrugerea, degradarea ori sustragerea unui înscris aflat în păstrarea firmei se pedepsește cu închisoarea. La acestea se adaugă răspunderea pentru evaziune fiscală (Legea nr. 241/2005) atunci când documentele sunt ascunse ori distruse pentru a sustrage firma de la obligațiile fiscale sau pentru a împiedica verificările.

⚠️ În concret, administratorul firmei riscă amenzi, răspundere penală personală (pentru distrugerea/sustragerea intenționată) și răspundere civilă pentru prejudiciile cauzate. Distrugerea prematură a documentelor nu este, deci, o simplă neregulă administrativă.

Ce se întâmplă dacă furnizorul își încetează activitatea

Un risc real la externalizare: furnizorul intră în insolvență, își pierde acreditarea ADR sau își încetează activitatea. Legea nr. 135/2007 impune administratorului obligații la încetare — notificarea prealabilă a autorității de reglementare și asigurarea integrității datelor în perioada de tranziție. Totuși, legea nu prevede un mecanism automat de transfer al arhivei către un alt administrator acreditat sau către Arhivele Naționale. De aceea, continuitatea trebuie asigurată contractual:

• clauză de transfer al arhivei către un alt administrator acreditat (sau predarea către client) la încetarea activității;
• garantarea exportului datelor într-un format standard (obligație întărită de Legea nr. 201/2024), pentru a nu rămâne captiv;
• escrow / depunerea în custodie a datelor și a mijloacelor de acces, plus clauze de continuitate în caz de insolvență.

Fără astfel de clauze, riscul de blocare sau pierdere a documentelor cade, în practică, pe client.

Micro-întreprinderi, PFA și profesioniști individuali

Legea nr. 201/2024 cere, formal, oricărui deținător de documente electronice (inclusiv PFA și microîntreprinderi) un sistem de management arhivistic aprobat de Arhivele Naționale (art. 27^1 din Legea nr. 16/1996). Pentru un profesionist individual, implementarea unui asemenea sistem pe cont propriu este rareori realistă (resurse IT, proceduri de aprobare gândite pentru organizații mari). În practică, externalizarea către un administrator de arhivă electronică acreditat de ADR devine opțiunea viabilă: furnizorul are deja sistemul avizat, iar clientul își îndeplinește obligația printr-un contract de servicii, fără investiție internă. Alternativ, pentru volume mici, obligațiile de bază (integritate, trasabilitate, termene de păstrare) pot fi acoperite prin soluții mai simple, corelate cu specificul activității — dar confortul juridic maxim rămâne la arhivarea acreditată.

ADR sau prestator calificat eIDAS 2: de care ai nevoie

Cele două regimuri coexistă, nu se exclud. Pentru activitatea desfășurată în România, cadrul aplicabil este Legea nr. 135/2007 (administrator de arhivă electronică acreditat de ADR). În paralel, eIDAS 2 (Regulamentul (UE) 2024/1183) creează serviciul calificat de arhivare electronică, valabil transfrontalier prin principiul recunoașterii (art. 4). Un prestator calificat dintr-un alt stat membru poate furniza serviciul său de încredere în România fără o nouă acreditare, pentru dimensiunea eIDAS a serviciului; conformitatea cu regimul arhivistic național (obligațiile din Legea nr. 16/1996 și nr. 135/2007) rămâne însă în sarcina firmei. În caz de dubiu, soluția prudentă este un furnizor care cumulează acreditarea ADR și statutul de prestator calificat eIDAS 2, până când legislația română va fi aliniată expres la noul serviciu de încredere european (a se vedea „Legislație europeană").

Protecția datelor și conservarea pe termen lung

Arhivarea și protecția datelor cu caracter personal (RGPD)

Arhivarea documentelor care conțin date personale (state de salarii, contracte, dosare de personal) nu intră în conflict cu RGPD, deoarece păstrarea este impusă de o obligație legală. Principiul limitării stocării — datele se păstrează „pe o perioadă care nu depășește perioada necesară" (art. 5 alin. (1) lit. (e) din Regulamentul (UE) 2016/679) — este respectat tocmai prin raportarea la termenul legal de păstrare, care devine el însuși „perioada necesară". Temeiul prelucrării este obligația legală (art. 6 alin. (1) lit. (c)).

Din același motiv, dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat", art. 17) nu poate fi invocat pentru a obliga firma să distrugă un document înainte de expirarea termenului legal: art. 17 alin. (3) lit. (b) exceptează expres ștergerea atunci când prelucrarea este necesară „pentru îndeplinirea unei obligații legale". Practic, angajatul nu poate cere ștergerea statului de salarii câtă vreme legea impune păstrarea lui.

Când arhivarea este externalizată, administratorul de arhivă electronică devine persoană împuternicită, iar relația trebuie guvernată de un contract de împuternicire conform art. 28 RGPD. Clauzele minime obligatorii sunt:

• prelucrarea numai pe baza instrucțiunilor documentate ale operatorului (firma);
• confidențialitatea persoanelor care prelucrează datele;
• măsuri tehnice și organizatorice de securitate (art. 32);
• notificarea breșelor de securitate — administratorul informează operatorul, care notifică ANSPDCP în 72 de ore (art. 33);
• ștergerea/returnarea datelor la încetarea contractului și dreptul operatorului la audit.

Răspunderea rămâne, în principiu, a operatorului față de persoanele vizate, dar împuternicitul răspunde direct pentru încălcarea obligațiilor ce îi revin (art. 82). Contractul trebuie deci să aloce clar răspunderea în caz de breșă.

Unde pot fi stocate datele: cloud și transferuri internaționale

Legea nr. 135/2007 nu impune ca arhiva electronică să fie localizată fizic în România sau în UE. Limita vine din RGPD: dacă datele ajung la un furnizor cu centre de date în afara Spațiului Economic European (ex. SUA), este vorba de un transfer internațional, supus cap. V (art. 44-49) din RGPD. Transferul este permis dacă:

• destinația beneficiază de o decizie de adecvare a Comisiei (art. 45) — pentru SUA, prin EU-US Data Privacy Framework (decizie din 10 iulie 2023), dar numai către furnizori certificați DPF; sau
• sunt implementate garanții adecvate — de regulă clauze contractuale standard (art. 46), însoțite de o evaluare a impactului transferului.

⚠️ În practică, pentru documente supuse controlului autorităților române (fiscale, arhivistice), stocarea la un furnizor din UE este preferabilă: evită expunerea la legislații extra‑UE de acces la date (ex. CLOUD Act) și asigură accesul prompt în caz de control. Contractul cu furnizorul ar trebui să precizeze locația centrelor de date și temeiul juridic al oricărui transfer.

Cum rămâne documentul valid după zeci de ani (conservarea pe termen lung)

O provocare tehnico‑juridică reală: certificatele semnăturii/sigiliului electronic calificat și ale mărcii temporale expiră după câțiva ani, deși documentul trebuie să rămână integru și opozabil 10, 30 sau chiar 50 de ani. Soluțiile pe care un sistem de arhivare conform trebuie să le aplice sunt:

• Re-mărcarea temporală (re-timestamping): înainte de expirarea unei mărci temporale, se aplică una nouă, „înghețând" din nou starea de integritate a documentului și a semnăturilor anterioare.
• Formate de conservare de tip LTV (Long-Term Validation): semnături în formatele PAdES-LTA, XAdES-A sau CAdES cu nivel de arhivare (standardele ETSI EN 319 142 / 319 132 / 319 122), care încorporează în document dovezile de validare (lanțuri de certificate, liste de revocare, mărci temporale).
• Migrarea formatelor: trecerea documentelor din formate care riscă să devină obsolete către formate durabile (ex. PDF/A), cu păstrarea trasabilității conversiei.

La nivel european, eIDAS 2 ridică tocmai această funcție la rang de serviciu de încredere: serviciul (calificat) de arhivare electronică (art. 45j din Regulamentul (UE) 2024/1183) trebuie să garanteze integritatea, confidențialitatea și dovada originii pe toată perioada de păstrare, iar datele astfel păstrate beneficiază de o prezumție de integritate și origine. Detaliile tehnice sunt stabilite prin Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2025/2532. Aceasta este diferența de fond dintre o simplă copie de siguranță și o arhivă electronică care rezistă probator peste decenii.

Surse: RGPD — Regulamentul (UE) 2016/679, art. 5, 6, 17, 28, 32, 33, 44-49 · eIDAS 2 — Regulamentul (UE) 2024/1183, art. 45j (accesat 2026-09-15)

Legislație europeană

Arhivarea electronică din dreptul român se sprijină pe un cadru european de servicii de încredere care se aplică direct, fără transpunere: Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) și modificarea sa majoră, Regulamentul (UE) 2024/1183 (eIDAS 2). Acestea garantează juridic instrumentele-cheie ale unei arhive electronice conforme — semnătura administratorului, sigiliul electronic și marca temporală — și, din 2024, ridică însăși arhivarea electronică la rang de serviciu de încredere european.

Directive și regulamente aplicabile

Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS), art. 25 — „Unei semnături electronice nu i se refuză efectul juridic și posibilitatea de a fi acceptată ca probă în procedurile judiciare doar din motiv că aceasta este în format electronic […]. O semnătură electronică calificată are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe." Sursa: Regulamentul (UE) nr. 910/2014 — text consolidat (accesat 2026-09-15)

Pentru arhivare sunt esențiale, din eIDAS, și efectele probatorii ale celorlalte servicii de încredere calificate: sigiliul electronic calificat beneficiază de prezumția de integritate a datelor și de corectitudine a originii (art. 35 alin. 2), iar marca temporală electronică calificată beneficiază de prezumția de exactitate a datei și orei și de integritate a datelor (art. 41 alin. 2, cu cerințele tehnice din art. 42). Aceste prezumții stau la baza cerințelor din Legea nr. 135/2007 privind semnătura administratorului și marca temporală asociate documentului arhivat.

Regulamentul (UE) 2024/1183 (eIDAS 2), art. 3 pct. 48-49 și art. 45j — introduce serviciul de arhivare electronică ca serviciu de încredere de sine stătător: un serviciu care „asigură primirea, stocarea, extragerea și ștergerea" datelor și documentelor electronice pentru a le garanta durabilitatea și lizibilitatea și a le păstra integritatea, confidențialitatea și dovada originii pe durata perioadei de păstrare. Datele păstrate printr-un serviciu calificat de arhivare electronică beneficiază de prezumția integrității și a originii pe toată perioada de păstrare. Sursa: Regulamentul (UE) 2024/1183 (accesat 2026-09-15)

Detaliile tehnice ale serviciului calificat de arhivare sunt stabilite prin Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2025/2532 al Comisiei (standarde și specificații de referință). Contextual, rămâne relevantă și Directiva 2000/31/CE privind comerțul electronic (CELEX 32000L0031), care consacră principiul echivalenței funcționale a înscrisurilor electronice.

Transpunerea în dreptul român

Fiind regulamente, eIDAS și eIDAS 2 se aplică direct în România, cu prioritate față de dispozițiile naționale contrare. Aspectele naționale (autoritatea de supraveghere, prestarea serviciilor de încredere) sunt reglementate prin Legea nr. 214/2024, care a înlocuit fostele Legi nr. 455/2001 (semnătura electronică) și nr. 451/2004 (marca temporală). Regimul specific arhivării electronice — administratorul de arhivă electronică acreditat de ADR (Legea nr. 135/2007) și obligațiile privind documentele electronice introduse în Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 prin Legea nr. 201/2024 — funcționează complementar cu serviciul calificat de arhivare eIDAS, nu în locul lui.

În practică apare o suprapunere de regimuri: o firmă poate recurge la un administrator de arhivă electronică acreditat ADR (regim național) și/sau la un prestator calificat de arhivare electronică notificat la nivel UE (regim eIDAS 2). Legislația română nu a fost încă aliniată expres la noul serviciu de încredere din eIDAS 2, ceea ce lasă un gol de coordonare între acreditarea ADR și statutul de prestator calificat european — de urmărit pe măsură ce se aplică Regulamentul (UE) 2025/2532.

Jurisprudență CJUE

Curtea de Justiție a Uniunii Europene nu a pronunțat încă o hotărâre dedicată direct serviciilor de încredere eIDAS sau arhivării electronice; jurisprudența pe acest domeniu este încă în formare. Principiul director aplicabil rămâne cel al non-discriminării probatorii consacrat de art. 25 alin. (1) din Regulamentul nr. 910/2014, împreună cu efectul direct și prioritatea regulamentelor UE, principii consolidate în jurisprudența generală a Curții.

La nivel național, aplicarea eIDAS a fost analizată de Înalta Curte de Casație și Justiție — Decizia nr. 23 din 14 octombrie 2019, care a reținut relevanța definițiilor din art. 3 pct. 11-12 și a regimului recunoașterii transfrontaliere din art. 6 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014.

Sursa: ÎCCJ, Decizia nr. 23/2019 (accesat 2026-09-15)

Aspecte practice din perspectivă europeană

• Valabilitate transfrontalieră. Un document arhivat cu semnătură/sigiliu și marcă temporală calificate eIDAS își păstrează prezumțiile juridice în toate statele membre — util pentru firmele cu activitate în mai multe țări UE.
• Prezumția de integritate pe termen lung. eIDAS 2 aduce, prin serviciul calificat de arhivare, o prezumție de integritate și origine pe durata perioadei de păstrare — argument pentru a alege un prestator calificat atunci când documentele trebuie păstrate 10 ani sau mai mult (vezi „Aspecte practice").
• Evoluții de urmărit. Extinderea listei serviciilor de încredere (arhivare electronică, registre electronice) și portofelul european de identitate digitală (EUDI Wallet) vor genera în anii următori acte de punere în aplicare și, probabil, ajustări ale cadrului național român pentru a corela acreditarea ADR cu statutul de prestator calificat european.

Întrebări frecvente

1. Pot renunța complet la arhiva pe hârtie dacă arhivez electronic? Da, dacă arhivarea electronică respectă cerințele Legii nr. 135/2007 (semnătura electronică a administratorului, marca temporală, metadate) și obligațiile de integritate/autenticitate din art. 27^1 al Legii nr. 16/1996. Documentul arhivat electronic corect poate avea valoare de original. Verifică totuși cerințele specifice ale unor reglementări sectoriale.

2. Care este termenul de păstrare a documentelor contabile? Pentru documentele emise din 1 ianuarie 2023: 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar, inclusiv statele de salarii (Legea nr. 82/1991, modificată prin Legea nr. 36/2023). Situațiile financiare anuale se păstrează 10 ani. Documentele mai vechi rămân la 10, respectiv 50 de ani.

3. Trebuie neapărat un furnizor extern acreditat? Nu obligatoriu. Din 2024, firma (creator/deținător) poate arhiva electronic și pe cont propriu, cu condiția respectării obligațiilor din Legea nr. 16/1996 (sistem de management arhivistic aprobat de Arhivele Naționale, trasabilitate, export). Externalizarea către un administrator acreditat de ADR este o alternativă, nu o cerință absolută.

4. Ce rol are marca temporală? Marca temporală dovedește momentul exact al arhivării și faptul că documentul nu a fost modificat ulterior. Este un element esențial al valorii probatorii, reglementat prin eIDAS și Legea nr. 214/2024.

5. Cine supraveghează activitatea de arhivare electronică? Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR) acreditează administratorii de arhivă electronică și avizează tehnic sistemele de arhivare, conform normelor tehnice din 2024. Pe partea arhivistică generală, competența revine Arhivelor Naționale.

6. Se aplică legea și instituțiilor publice? Nu în aceleași condiții: prin art. 1^1 (2024), Legea nr. 135/2007 nu se aplică arhivării documentelor create și deținute de autoritățile și instituțiile publice în nume propriu; acestea au reguli proprii.

7. Facturile din RO e-Factura mai trebuie arhivate separat? Da. Facturile trec prin SPV/ANAF, dar ANAF le păstrează o perioadă limitată, iar contribuabilul rămâne responsabil să le descarce și să le arhiveze pe durata legală (5 ani pentru documentele emise din 2023, conform Legii nr. 82/1991). e-Factura, e-Transport și SAF-T (D406) sunt regimuri de raportare, nu de arhivare.

8. Pot ține arhiva electronică într-un cloud din afara UE (ex. SUA)? Legea nr. 135/2007 nu impune localizarea în România/UE, dar dacă documentele conțin date personale, transferul în afara SEE trebuie să respecte cap. V din RGPD (decizie de adecvare — pentru SUA, EU-US Data Privacy Framework — sau clauze contractuale standard). Practic, un furnizor din UE este de preferat pentru accesul autorităților române.

9. Ce se întâmplă cu arhiva dacă furnizorul dă faliment? Legea nu prevede un transfer automat către alt administrator sau către Arhivele Naționale; continuitatea trebuie asigurată contractual (clauză de transfer, export garantat al datelor, eventual escrow). Fără astfel de clauze, riscul de pierdere cade pe client.

Practică și opinii

⚠️ Opinie specialistă — analiză JURIDICE.ro („Noutăți privind gestionarea documentelor electronice") Legea nr. 201/2024 este privită ca un pas de clarificare a responsabilității pentru arhivarea documentelor electronice: stabilește cine arhivează (creatorul/deținătorul ori un furnizor de servicii), impune un sistem de management arhivistic aprobat de Arhivele Naționale și aliniază practica arhivistică din România la standardele europene. Sursa: juridice.ro, 2024 (accesat 2026-09-15)

⚠️ Observație de practică — furnizori de servicii de arhivare electronică (ex. certSIGN, prezentarea Legii nr. 135/2007) În practica furnizorilor acreditați, diferența esențială față de simpla stocare o fac semnătura electronică a administratorului arhivei și marca temporală: fără acestea, un fișier digital nu beneficiază de prezumția de integritate pe care o oferă arhivarea electronică conformă. Sursa: certsign.ro — Legea 135/2007 (accesat 2026-09-15)

Aceste opinii sunt orientative și nu înlocuiesc consultanța juridică personalizată sau textul oficial al legii. Pentru cazuri concrete (documente cu regim special, sectoare reglementate) verifică și reglementările sectoriale aplicabile.

Referințe

1. Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică (redenumită prin Legea nr. 201/2024 „Lege privind arhivarea documentelor electronice"), republicată în M. Of. nr. 138 din 25 februarie 2014 — https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/82217
2. Legea nr. 201/2024 pentru completarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și pentru modificarea și completarea Legii nr. 135/2007, M. Of. nr. 594 din 26 iunie 2024 — https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/284563 · fișă: https://www.cdep.ro/pls/legis/legis_pck.htp_act?ida=204431
3. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată (M. Of. nr. 293 din 22 aprilie 2014), cu modificările ulterioare.
4. Legea contabilității nr. 82/1991, republicată — art. 25 (termene de păstrare), modificat prin Legea nr. 36/2023 — https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/94309
5. Normele tehnice din 9 mai 2024 privind procedura de acreditare a administratorilor de arhivă electronică și procedura de avizare a sistemelor electronice de arhivare (ADR).
6. Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) privind identificarea electronică și serviciile de încredere — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX:32014R0910
7. Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea.
8. JURIDICE.ro — „Noutăți privind gestionarea documentelor electronice", 2024 — https://www.juridice.ro/741429/noutati-privind-gestionarea-documentelor-electronice.html
9. certSIGN — prezentarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea electronică — https://www.certsign.ro/ro/depozitar/legislatie/legea-135-2007-arhivare-electronica/
10. Regulamentul (UE) 2016/679 (RGPD) — art. 5, 6, 17, 28, 32, 33, 44-49 — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
11. Regulamentul (UE) 2024/1183 (eIDAS 2) — art. 3 pct. 48-49, art. 4, art. 45j (serviciul de arhivare electronică) — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1183/oj
12. Codul de procedură civilă (Legea nr. 134/2010, rep.), art. 282 și urm. — înscrisurile pe suport informatic / în formă electronică — https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/140271
13. Codul civil (Legea nr. 287/2009, rep.), art. 266-268 — înscrisul pe suport informatic și semnătura electronică.
14. Codul penal (Legea nr. 286/2009), art. 259 — sustragerea sau distrugerea de înscrisuri; Legea nr. 241/2005 privind combaterea evaziunii fiscale.
15. OUG nr. 120/2021 privind sistemul național RO e-Factura, cu modificările prin Legea nr. 296/2023; OUG nr. 41/2022 (RO e-Transport); OPANAF nr. 1783/2021 (SAF-T / D406).
16. Standarde ETSI de conservare pe termen lung (LTV): ETSI EN 319 122 / 319 132 / 319 142 (CAdES / XAdES / PAdES) — formatele de arhivare „-LTA"/„-A".